MYPRESS SUITE

Poslovni in tehnološki problem

Upravljanje dokumentov v elektronski obliki obsega tudi storitve oz. funkcionalnosti, ki zagotavljajo primerno zunanjo predstavitev in končni izgled dokumentov na ekranu in v tiskani obliki, kar vključuje tudi uporabo vodnega tiska. Dodatno so dokumenti v sistemu lahko sestavljeni iz več dokumentov, ki so vsak posebej pripravljeni v različnih oblikah oz. formatih (Word, Excel, slikovni formati,...). Da bi vse te dokumente  predstavili v enovitem dokumentu primernega izgleda z želenimi podatki v glavi in nogi dokumenta, enotnim kazalom in oštevilčenjem s prikazom podatkov, ki so zapisani v dokumentih kot metapodatki in vse to v enotnem formatu (npr.: PDF) in želeni strukturi, je potrebna ustrezna programska podpora.

Rešitev

myPress Suite je tehnološka rešitev za pripravo in objavo dokumentov v predpisani ali želeni obliki. Izdelana je kot dopolnitev osnovnih funkcionalnosti EDMS sistemov. myPress Suite je sestavljen iz treh modulov, ki se lahko uporabljajo ločeno vsak zase ali skupaj, v odvisnosti od potreb uporabnika:

• myPress Rendering Services je modul za avtomatsko vstavljanje vrednosti metapodatkov v vnaprej definiran prostor v dokumentu in za prepis dokumentov iz različnih formatov v PDF format. S pomočjo tega modula se lahko objavijo potrebne poslovne informacije, ki so vsebovane v dokumentovih metapodatkih na naslovno stran dokumenta, v glavo ali nogo dokumenta. Lahko se dodajo tudi dodatne strani namenjene metapodatkom, kar vključuje tudi kontrolne informacije o spremembah, pregledu in potrditvi dokumenta. Podatki o elektronskem podpisu in njegovem namenu se zapišejo v človeku berljivi obliki. Modul vključuje tudi uporabo vodnega tiska.
• myPress PDF Publishing Services upravlja zahteve za pripravo izdaje sestavljenih dokumentov v enovitem PDF dokumentu. Struktura tega skupnega dokumenta se lahko pripravi ročno ali avtomatsko iz že obstoječega sestavljenega (navideznega) dokumenta in zapiše kot pred pripravljena predloga za bodočo uporabo.

myPress Suite je aplikacija, ki jo lahko uporabimo kot dopolnitev osnovne EDMS aplikacije za izgradnjo poslovnih sistemov myProcess. Obe aplikaciji sta zgrajeni na istih principih in osnovah in zato avtomatsko povezljive v enovito rešitev.

Prednosti in koristi

Z uporabo myPress Suite je priprava končne oblike dokumentov hitra in preprosta. Bistvene prednosti so naslednje:

• v dokumentu so v človeku berljivi obliki predstavljeni podatki o avtentičnosti in verodostojnosti dokumenta (predstavitev podatkov iz e-podpisa: kdo, kdaj, s kakšnim namenom je podpisal dokument);
• omogočena je hitra in nadzorovana priprava sestavljenih dokumentov v predpisani obliki;
• pomaga zagotoviti predpisan izgled in vsebino dokumentov v skladu z veljavnimi standardi in predpisi organizacije.