myBanking

Rešitve | Industrijske Rešitve | Bančništvo

Poslovni problem

Bančništvo je informacijsko zelo intenziven in visoko reguliran sektor. V modernih finančnih institucijah je izvajanje bančnih transakcij zelo dobro podprto s celostnimi računalniškimi sistemi, vendar pa se mnoge banke še vedno spopadajo z nepreglednimi količinami dokumentov, ki nastajajo v številnih procesih, značilnih za to vejo gospodarstva (denimo odobritev kredita, dodeljevanje bonitet ipd.).

Dokumenti, ki so rezultat teh postopkov, se nahajajo v papirni ali elektronski obliki. V banke vstopajo na različne načine in preko številnih poti, mnogo jih nastane znotraj finančnih institucij. Uporabniki jih hranijo razpršeno (na različnih mestih), čeprav iste dokumente nemalokrat uporablja več organizacijskih enot. Takšen način ravnanja z dokumentacijo, ki je v finančnih institucijah izjemno obsežna, lahko privede do velikih neprijetnosti - različnih inačic istega dokumenta in zmede pri iskanju prave različice, založenih ali celo izgubljenih dokumentov ipd.

Da bi tovrstne težave preprečili, je potrebno usklajevanje, nadzorovano kopiranje in previdna dostava posameznih delov dokumentacije. Ker predstavlja le-ta podlago izvajanju poslovnih procesov, sta njena urejenost in preglednost bistvenega pomena za hitrost in učinkovitost izvajanja številnih postopkov znotraj posameznih delov banke in institucije kot celote.

Rešitev

Finančne institucije, ki želijo ostati v prednosti kljub vse ostrejšim konkurenčnim pogojem, uvajajo elektronske sisteme za upravljanje dokumentov.

Da bi jim pri tem pomagali, smo v Infotehni razvili myBanking, specifično rešitev, ki jo je moč povezati z obstoječimi informacijskimi sistemi. MyBanking omogoča vzpostavitev repozitorija (centralne shrambe), v katerem so shranjeni dokumenti, potrebni za nemoteno delo vseh uporabnikov v posamezni finančni instituciji.

MyBanking prinaša številne prednosti; uporabnikom omogoča hiter in varen dostop do dokumentov, hitrejšo in nadzirano obdelavo vsebin, krajši čas delovnih postopkov, občutno manjša pa sta tudi fizični obseg dokumentacije in prostor, potreben za hrambo dokumentacije.

Vsi dokumenti v repozitoriju so razvrščeni v skladu z bančno poslovno klasifikacijsko shemo. So popolnoma zaščiteni, saj je njihovo upravljanje usklajeno s poslovnimi potrebami, nalogami in pravicami posameznih bančnih delavcev: možnost vpogleda, spreminjanja ali brisanja dokumenta, ki jo ima določen uporabnik, je vnaprej določena s strani banke.

Delovni tok in način uporabe repozitorija sta pripravljena za vsako poslovno področje posebej, vendar so vodila poenotena.

Rešitev myBanking med drugim zagotavlja:

izdelavo vseh potrebnih dokumentov na podlagi vnaprej pripravljenih predlog oz. obrazcev in v skladu s postavljenim delovnim tokom;

avtomatski ali ročni uvoz dokumentov v dokumentacijski sistem iz različnih izvornih sistemov (e-pošta, e-bančni sistemi, retail sistemi, portali, osebni računalniki,...);

varno hrambo dokumentov v informacijskem sistemu (dokumenti so zaščiteni v skladu s svojo občutljivostjo);

dostop do dokumentov imajo vsi in samo upravičeni uporabniki neposredno iz svojega delovnega mesta;

dodatno hrambo za delo pomembnih podatkov, ki se nanašajo na posamezen dokument,

povezovanje dokumentov v mape, zadeve, dosjeje ali med seboj;

hitro in preprosto izdelavo različnih poročil, ki so vezana na lastnosti in uporabo dokumentov, map, zadev ali dosjejev in

hitro iskanje dokumentov po različnih prednastavljenih ali sproti pripravljenih kriterijih, kadar je to potrebno.

Hramba dokumentov (e-arhiviranje) je pripravljena v skladu s smernicami novega Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA) ter njegovih podzakonskih aktov, ki opredeljujejo zahteve za varno hrambo dokumentov v elektronski obliki.

Koristi

Rešitev myBanking odpravlja nepotrebno delo s papirnimi  dokumenti in usklajevanjem, hkrati pa močno zmanjšuje število napak, ki izhajajo iz razpršene hrambe dokumentov.

Bančni postopki postanejo z uporabo rešitve myBanking hitrejši, storitve pa bolj kakovostne – to zagotavljajo orodja za upravljanje procesov in dokumentov, ki prinašajo tudi primeren nadzor nad delom v skladu z notranjimi pravili in zunanjo regulativo.

Z načrtovanim obvladovanjem tveganj, standardizacijo posameznih postopkov in višjo ravnijo sposobnosti prilagajanja in odzivanja na spremembe myBanking vidno povečuje dodano vrednost finančnih institucij.