|
TEMELJ VSAKEGA USPEšNEGA PROJEKTA JE UčINKOVITO OBVLADOVANJE PROJEKTNE DOKUMENTACIJE.
- Hranite projektno dokumentacijo na več mestih in v več oblikah?
- Imate težave z iskanjem prave verzije dokumenta?
- Ne veste, pri kom se zadnja inačica dokumenta nahaja in ali je dokument sploh izdelan?
- Popravlja isti dokument več oseb hkrati, pa tega ne veste?
- Je iskanje dokumentov zamudno?
- Ne veste, kako daleč je v nekem trenutku vaš projekt?
- Ali je finančno uspešen?
Projektno usmerjene organizacije se soočajo z neznanskimi količinami tehnične in druge projektne dokumentacije. Njihova uspešnost je močno odvisna od sposobnosti obvladovanja projektov ter z njimi povezanih dokumentov. Uporaba ustreznih programskih orodij je ob tem ključna; pomembno je, da so ta učinkovita, enostavna in uporabniku prijazna.
ProjectGarden™ je spletna rešitev, ki učinkovito povezuje projektno ekipo. Članom in ostalim omogoča enostavno izmenjavo dokumentov, znanja in izkušenj skladno s poslovnimi pravili, ob tem pa sodelujoči zlahka obvladujejo projektne informacije ter vso projektu pripadajočo dokumentacijo. ProjectGarden™ omogoča uporabnikom varen in nemoten dostop do vseh dokumentov v vsakem trenutku in od vsepovsod, pri čemer je dokumentacija varno shranjena na enem samem mestu. Z uporabo rešitve postane delo s projektno dokumentacijo enostavno, hitro in pregledno, sodelovanje projektne skupine pa bolj učinkovito.
ProjectGarden™ prinaša številne prednosti:
UREJENOST: preprosto obvladovanje celotne projektne dokumentacije, shranjene na enem samem mestu, a dostopne od vsepovsod. Uporabnik vedno vidi zadnjo inačico dokumenta, v vsakem trenutku pa si lahko z nekaj kliki ogleda tudi celotno zgodovino projekta.
OBVLADLJIVOST: struktura in verzioniranje projektne dokumentacije sta opredeljeni s predlogami projektnih map in dokumentov. Dostop do dokumentov ter spreminjanje le-teh sta v skladu s poslovnimi zahtevami skrbno nadzorovana.
SODELOVANJE: rešitev omogoča izmenjavo informacij in prenos znanja ter izkušenj tako internim kot upravičenim zunanjim sodelavcem projekta.
PREPROST NAČIN UPORABE: uporabnikom prijazen in enostaven vmesnik dopolnjujejo predloge projektov in dokumentov. Te uporabnikom lajšajo delo ter skrajšujejo čas izdelave, urejanja in preiskovanja projektne dokumentacije.
DOSTOPNOST in VARNOST: uporabnik lahko dostopa do dokumentacije preko interne mreže ali svetovnega spleta, projektne mape pa so z implementacijo ustrezne varnostne politike dostopne tudi zunanjim sodelavcem na projektu. Omogočen je tudi t.i. »off-line« dostop.
Odpiranje novega projekta je povsem preprosto; uporabnika vodi skozi postopek čarovnik za odpiranje nove projektne mape. Strukturo in vsebino slednje lahko uporabnik poljubno oblikuje sam ali pa jo izbere s seznama predlog, ki jih ponuja čarovnik. Le-ta poskrbi tudi za ustrezno umestitev nove mape na seznam projektov. Projektno dokumentacijo lahko uporabnik ustvarja na podlagi šablon iz aplikacije ali pa jo uvozi. Ob tem ni nobene skrbi, da bi uporabnik ne vedel, katera inačica dokumenta je veljavna – ažurnost dokumentov namreč določajo pravila verzioniranja, zato zanjo poskrbi rešitev sama.
Pregledovanje dokumentacije je enostavno, saj je prikaz popolnoma prilagojen potrebam in pristojnostim posameznega uporabnika. Ta lahko s pomočjo iskalnega filtra izbere parametre in tako prikaz povsem prilagodi svojim željam.
Preiskovanje dokumentov in projektov na podlagi izbranih parametrov po celotnem repozitoriju je popolnoma podrejeno varnostnim nastavitvam rešitve.
Spremljanje stanja projektov omogoča barvni prikaz z možnostjo prilagoditve seznama projektov glede na potrebe posameznega uporabnika. Ključni kazalniki zagotavljajo hitro informacijo o stanju projektov celotnega podjetja, oddelka ali manjše organizacijske enote.
Upravljanje dokumentnih predlog prinaša velike časovne prihranke: uporabniku so namreč na voljo natančno določene predloge, ki jih je možno vseskozi dopolnjevati. Šablone zagotavljajo prenos informacij iz projekta neposredno v dokumente (številka in naziv projekta ter druge pomembne informacije se zapišejo v glavo ali nogo dokumenta). Enako velja za kopiranje dokumentov iz enega projekta v drugega.
Rešitev je popolnoma prilagodljiva posameznim organizacijam in njihovim poslovnim procesom. Temelji na zmogljivi Microsoft SharePoint tehnologiji.