INTOPROJECTS - REšITEV ZA OBVLADOVANJE PROJEKTNE DOKUMENTACIJE

Izzivi:

• Hranite projektno dokumentacijo na več mestih in v več oblikah?
• Ne veste, pri kom se dokument nahaja in ali je bil sploh izdelan?
• Je popravljalo dokument več oseb hkrati, pa ni jasno, katera inačica je veljavna?
• Ne veste, v kakšnem stanju je v nekem trenutku vsak izmed vaših projektov?
• Ne veste, pri kom se dokument nahaja in ali je bil sploh izdelan?
• Je popravljalo dokument več oseb hkrati, pa ni jasno, katera inačica je veljavna?
• Ne veste, v kakšnem stanju je v nekem trenutku vsak izmed vaših projektov?

Projektno usmerjene organizacije se soočajo z neznanskimi količinami tehnične in druge dokumentacije. Uspešnost teh podjetij je močno odvisna od sposobnosti obvladovanja projektov in z njimi povezanih dokumentov. Uporaba ustreznih programskih orodij je ob tem ključna:  biti morajo učinkovita, enostavna in uporabniku prijazna.

Rešitev

Temelj vsakega uspešnega projekta je učinkovito obvladovanje projektne dokumentacije. INTOprojects je spletna rešitev, ki učinkovito poveže celotno projektno ekipo. Člani projektne skupine med seboj enostavno sodelujejo in si izmenjujejo informacije ter učinkovito obvladujejo projektne vsebine.

INTOprojects je spletna rešitev, ki učinkovito poveže celotno projektno ekipo. Člani projektne skupine med seboj enostavno sodelujejo in si izmenjujejo informacije ter učinkovito obvladujejo projektne vsebine.

• UREJENOST - Strukturirana projektna dokumentacija shranjena na enem samem mestu.
• SODELOVANJE - Učinkovita izmenjava informacij, znanja in izkušenj učinkovito podpira skupinsko delo na projektih.
• PREGLEDNOST - Spremljanje poteka projektov, zasedenosti virov, nalog, dokumentov, kazalnikov uspešnosti itd.
• OBVLADLJIVOST - Preprosto in varno upravljanje veljavnosti verzij in dostopa do dokumentov.
• ENOSTAVNOST - Uporabniku prijazen grafični vmesnik s predlogami dokumentov in projektov.

INTOprojects, ki temelji na zmogljivi Microsoft SharePoint tehnologiji, omogoča uporabnikom kadarkoli in od koderkoli varen dostop do projektne dokumentacije, ki je varno shranjena na enem samem mestu. Z uporabo rešitve INTOprojects postane delo na projektu enostavno, hitro in pregledno, sodelovanje projektne skupine pa bolj učinkovito.

Odpiranje novega projekta je preprosto: čarovnik vodi uporabnika skozi postopek za odpiranje nove projektne mape. Ta poskrbi tudi za ustrezno umestitev mape na seznam projektov.

Upravljanje dokumentnih predlog močno lajša delo: pri pripravi strukture in vsebine projektnih map so uporabniku v pomoč natančne vnaprej pripravljene šablone, ki jih je moč vseskozi dopolnjevati. Šablone zagotavljajo prenos informacij iz projekta neposredno v dokumente (vse pomembne informacije se zapišejo v glavo ali nogo dokumenta), enako pa velja tudi za kopiranje dokumentov iz enega v drugi projekt. Uporaba predlog ni nujna; dokumentacijo, projektno mapo in strukturo le-te lahko pripravlja ali uvaža tudi uporabnik sam.

Pregledovanje dokumentacije je prilagojeno potrebam in pristojnostim posameznega uporabnika. Ta lahko s pomočjo iskalnega filtra parametre izbere sam ter prikaz povsem prilagodi lastnim željam, ob tem pa je preiskovanje po celotnem repozitoriju popolnoma podrejeno varnostnim nastavitvam rešitve. V načinu »off-line« je moč vso ali del projektne dokumentacije prenesti na posamezno delovno postajo, sinhronizacija sprememb nazaj v sistem pa je avtomatska. Pravila verzioniranja skrbijo, da je vedno jasno, katera inačica dokumenta je veljavna.

Spremljanje stanja projektov omogoča barvni prikaz, posamezni uporabnik pa lahko seznam prikazanih projektov prilagodi lastnim potrebam. Ključni kazalniki zagotavljajo hitro informacijo o stanju projektov celotnega podjetja, oddelka ali manjše organizacijske enote.

Različice

Glede na vključene funkcionalnosti, lahko rešitev ponudimo v treh različicah: