Rešitev za državno upravo

OfficeExpert je Infotehnina rešitev prilagojena potrebam javne uprave. Zgrajena je na zanesljivem in svetovno znanem EMC Documentum sistemu za upravljanje dokumentov.

Osnovne funkcionalnosti rešitve so:

• dokumenti zunanjega izvora, ki prihajajo v glavno pisarno po različnih poteh, se pretvorijo v ustrezno elektronsko obliko in zapišejo v skupno bazo dokumentov (repozitorij),
• interni dokumenti se v sistemu pripravljajo po veljavnem delovnem toku in z uporabo vnaprej pripravljenih predlog in obrazcev,
• dokumenti se klasificirajo v skladu z veljavno klasifikacijsko shemo, označijo s stopnjo zaupnosti in opredelijo z ostalimi atributi, ki so pomembni za posamezen tip dokumentacije,
• dokumenti se uvrščajo v zadeve in dosjeje,
• dokumenti se dodelijo v reševanje,
• v sistemu se vodi rokovnik odprtih nalog in
• dokumenti se shranijo v ustrezne zbirke, ko so zato izpolnjeni pogoji (arhivirajo).

Rešitev je pripravljena na podlagi dobrih praks iz področja upravljanja z dokumenti in varovanja informacij in usklajena z zakonskimi zahtevami.

Prednosti in koristi

Implementacija rešitve OfficeExpert odpravi nepotrebno ročno delo z dokumenti. Stroški delovanja uprave se zmanjšajo zaradi manjše porabe papirja, prostora za hrambo dokumentov, skrajšanja potrebnega časa za upravljanje z dokumenti (enkratna priprava, večkratna uporaba). Dokumenti so vedno na pravem mestu ob pravem času. Rešitev zagotavlja, da je dokumentacija v upravnih postopkih dobro organizirana, popolna, primerno zaščitena in vedno pri roki.  Delavci v javni upravi se lahko osredotočijo na izvajanje strokovnih nalog, kar neposredno pospešuje učinkovitost in uspešnost javne uprave.

Avtomatizacija postopkov podpira in zagotavlja usklajenost z zakonskimi zahtevami, saj so te kot poslovna pravila vgrajene v rešitev.